Топографические планы города размножают в зависимости от местных условий в масштабах 1:10000, 1:5000, 1:2000 и рассылают заинтересованным организациям вместе с краткой инструкцией. В инструкции указывают порядок проведения предварительной регистрации, задачи эксплуатационных организаций, их ответственность за полноту и правильность нанесения на геодезические планы архивных данных по подземным коммуникациям, а также за своевременное представление этих планов в центральный контрольный и координирующий орган.
В решении исполкома и в инструкции должен быть указан конкретный срок представления требуемых данных. Если эксплуатационные организации (владельцы подземных сооружений) вовремя не представят эти данные, они несут полную ответственность за механические повреждения и аварии подземных сооружений.
Отдел подземных сооружений проводит консультации и совещания с заинтересованными организациями, следит за ходом выполнения работы каждой организацией, качеством нанесения на планы данных о подземных коммуникациях, своевременным представлением организациями материалов и т. п.
Организации, имеющие в своем ведении одно или несколько небольших подземных сооружений, могут представить исполнительный чертеж или другой плановый материал и не наносить данные на геодезические планы.
После тщательной проверки полученные от организаций материалы передают производственной геодезической организации (в Москве – Мосгоргеотресту), которая наносит данные по подземным сооружениям на сводные планы. Масштабы планов зависят от степени насыщенности подземного пространства сооружениями. Такие планы имеют большое значение для последующей стадии инвентаризации подземного хозяйства, а также для оперативной работы до проведения инвентаризации и создания точных планов подземных сооружений города или поселка.